Règlement Alps Epic version Enduro 2020

1.PREAMBULE

L’épreuve Alps Epic est coordonnée par la SAS Alps Epic Event 6 impasse des Barris – le Chef-Lieu – 05200 – Les Orres – FRANCE. Il s’agit d’une course à étapes par équipe de 2 avec classement. L’organisation de la course est coordonnée par Alps Epic Events SAS et ses fournisseurs Cap Liberté et Horizon Tout Terrain tous 2 immatriculés auprès d’Atout France et implantés dans les Hautes-Alpes / France.
Alps Epic est une marque déposée auprès de l’INPI.

2.L’EPREUVE

La course se court en solo ou par équipe de deux et de façon solidaire (équipes féminines, mixtes ou masculines). Pour les équipes de 2, les équipiers doivent rester en contact tout le long de l’itinéraire. L’épreuve est chronométrée et donne lieu à un classement général et par catégories. La course est découpée en 2 étapes + un prologue.

3.CONDITIONS DE PARTICIPATION 

L’événement est ouvert à toutes et à tous, licenciés et non licenciés, aux conditions définies ci-dessous. Les concurrents possédant une licence délivrée par une fédération autorisant la pratique du cyclisme et ou du VTT en compétition (UCI, FFC, UFOLEP, FSGT, FFTRI, FNRM) devront impérativement présenter une copie de leur licence valide pour la saison correspondant à l’année où se déroule la course, et cela lors de l’inscription en ligne. Au plus tard les licences devront être adressées le 1er Juin de l’année de l’édition de la course par mail à racers@alpsepic.com si au moment de l’inscription en ligne elle n’était toujours pas délivrée.
Les autres concurrents (licenciés d’une fédération nationale non mentionnée ci-dessus y compris) devront fournir : La copie d’un certificat médical de non contre-indication à la pratique du cyclisme en compétition datant de moins d’un an au jour de la course + 3 jours. L’événement n’est pas accessible aux VTT ou Vélo à assistance électrique ni aux moins de 19 ans. 

4.INSCRIPTIONS

L’inscription aux épreuves se fait exclusivement sur le site www.alpsepic.com

Le paiement s’effectuera en ligne via la boutique en ligne Alps Epic Events. L’inscription définitive sera validée lorsque les conditions suivantes seront respectées :

  • Réception du paiement complet
  • Constitution de l’équipe complète de 2 personnes (si choix de le faire en équipe)
  • Réception des copies de licence

Les tarifs sont disponibles sur le site internet www.alpsepic.com
Pour des raisons de sécurité, l’organisation limite le nombre de concurrents à 100 personnes. Tout engagement est personnel, ferme et définitif. Aucun transfert d’inscription n’est autorisé pour quelque motif que ce soit, hormis si celui-ci est justifié (cf. point 10.5)
Toute personne rétrocédant son dossard à une tierce personne, sera reconnue responsable en cas d’accident survenu ou provoqué par cette dernière durant l’épreuve. L’organisation décline toute responsabilité en cas d’accident face à ce type de situation et se réserve le droit d’exclure définitivement le concurrent de l’épreuve, à la découverte des faits. L’inscription implique l’acceptation intégrale du règlement. Celui-ci pourra être complété lors des briefings d’avant course en cas d’événement exceptionnels et imprévus.  Les concurrents s’engagent en validant ce règlement à respecter les règles d’éthique sportive, notamment au regard de la Loi française en matière de lutte contre le dopage. L’organisation souscrit une assurance responsabilité civile organisateur. Il vous est fortement recommandé de souscrire une assurance « Individuelle accident » ou de vérifier que votre police d’assurance comprend cette garantie.

5. INFOS COUREURS / RETRAIT DES DOSSARDS ET DU KIT COUREUR

Suite à votre inscription, des informations techniques régulières vous seront envoyées par email via l’adresse racers@alpsepic.com qui sera votre adresse privilégiée pour tout besoin d’infos avant l’épreuve. Les dossards seront à retirer la journée du vendredi 21 août 2020 sur la plage horaire prévue à cet effet. Les horaires et lieux vous seront communiqués à l’avance.

Toute personne qui ne se présente pas durant cette plage horaire devra contacter l’organisation au plus tôt sans quoi, elle sera considérée comme non partante.

La plaque de course est à mettre sur le cintre du vélo. Le système de chronométrage (puce, bib tag, …. Ou tout autre dispositif), et/ou de tracking gps sera à utiliser selon les préconisations d’usages mentionnées dans le sac qui vous sera remis à réception des dossards. Un bracelet d’identification sera distribué à chaque participant. Il devra être porté en permanence au poignet dès la remise du dossard. Le non-retour en fin de course du système de chronométrage vous sera facturé 60€.

6.PARCOURS

6.1 Accès au départ

L’accès à la ligne de départ avant chaque étape doit se faire en respectant les horaires communiqués lors des briefings et/ou par sms/email. Sans consigne contraire, les équipes se présentent 20 mn avant l’heure officielle de départ pour mise en pré-grille. Les concurrents devront passer le check-in avant la mise en grille de départ. Tout oubli ou manquement mettra le coureur hors course et celui-ci sera marquée comme non partant et non classé. Le départ est donné en masse à heure fixe. Tout retard impliquera le déclassement.

6.2 Arrivée d’étape

Les concurrents devront impérativement passer par la ligne d’arrivée pour être classé. L’arrêt chrono pourra être fait en amont de l’arrivée officielle pour des raisons de sécurité. Les concurrents rejoindront alors la ligne d’arrivée officielle sur une section balisée et non chronométrée. L’organisation pénalisera en temps toute personne qui ne respecte pas cette règle. Cette observation reste à l’appréciation de l’organisateur et du directeur de course. L’infraction pourra être constatée et signalée au directeur de course par les bénévoles et staff de l’organisation.

6.3 Balisage et tracés

Le parcours emprunte une partie du balisage officiel permanent de différents site VTT et est complété par un balisage spécifique à l’épreuve Alps Epic : des flèches directionnelles, de la rubalise ainsi que des signaleurs seront placés aux endroits stratégiques. Les spéciales chronométrées seront balisées du début à la fin.

L’organisation fournit aussi les traces GPS du tracé tout en indiquant aussi les ravitaillements et barrière horaire. Les traces à utiliser au moment de la course vous seront envoyé la semaine avant l’évènement dans un mail officiel. 

Un GPS est obligatoire par personne/équipe. Le GPS doit être actif avec la trace visible sur toutes les sections.
Etant donné la longueur et la complexité des étapes, certains carrefours et passages en chemins ne seront pas sécurisés ou dotés de signaleurs. Il est donc impératif de respecter le code de la route. Nous rappelons que l’ensemble du parcours est ouvert à la circulation et aux autres modes de déplacements.
Le tracé pourra être modifié à tout instant si l’organisation juge que certaines conditions viennent contrarier le parcours initial. A titre d’exemple, après de fortes intempéries ayant entraînées un glissement de terrain, la neige sur les cols en altitude…
Toute modification sera signalée sur le site internet, par email depuis l’adresse racers@alpsepic.com ou lors d’un briefing si le fait se produit durant la course.
Les concurrents ne doivent emprunter les axes goudronnés pour rejoindre l’arrivée ou relier l’étape du jour que s’ils sont autorisés par l’organisation.
Tout manquement sera considéré comme un abandon et l’exclusion sera immédiate.
Seuls les véhicules de l’organisation, les secours, la presse de la course sont autorisés à rouler sur le parcours. Les zones d’assistance seront accessibles en véhicule selon les consignes de l’organisation.

6.4 Respect de l’environnement


L’épreuve Alps Epic s’inscrit dans une démarche eco-evenement. L’organisation sera donc très vigilante aux consignes de respect de l’environnement.
A ce titre, il est en particulier, strictement interdit d’abandonner sur le parcours ses déchets. Des poubelles seront à votre disposition sur les ravitaillements, aire d’arrivée et zone de campement. Tout manquement à cette règle pourra entraîner une pénalité en temps et en argent.
Il est aussi formellement interdit de s’éloigner de l’itinéraire balisé en coupant à travers champs et autres zones naturelles. De plus, les dérapages érosifs sont à bannir. Il est à noter que l’épreuve emprunte des sites naturels sensibles soumis à autorisation de passage. La pérennité de la pratique du VTT et le maintien de l’épreuve dépend de votre comportement.

7. LA COURSE

7.1 Déroulement

La progression doit se faire en équipe de 2, à vue, sans pouvoir dépasser un intervalle de 1 min (pour les personnes inscrites par équipe)

Les départs des étapes se font en masse sauf lors du prologue en équipe de 2 et à l’heure précisée dans les infos coureurs. L’organisation indique des barrières horaires au-delà desquelles toute équipe/coureur se présentant à cette barrière devra emprunter un itinéraire bis plus rapide pour rejoindre l’arrivée. L’équipe/le coureur ne sera pas hors classement et pourra prendre le départ le lendemain avec une pénalité de 1 heure par rapport au dernier de l’étape. En cas d’abandon en course (hors accident), l’équipe/le coureur devra regagner le site d’arrivée par ses propres moyens. L’équipe/le coureur ne sera alors plus prise en charge (secours…) pour la fin de l’étape.

Lors de chaque étapes, seul certaines sections appelés spéciales seront chronométrées. Ces spéciales seront majoritairement descendantes. Il y a aura 3 à 4 spéciales par étape (2 pour le prologue). Les participants à la formule par équipe prendront le départ de la spécial ensemble et devront franchir l’arrivée de la spécial. ensemble. Le départ des coureurs/équipes au début des spéciales se fera toutes les 30 secondes.

Le classement par étape et général est donné selon les catégories suivantes :  

  • Solo : Scratch Hommes / Scratch Femmes / Scratch Mixtes. 
  • Par équipe : Scratch Hommes / Scratch Femmes / Scratch Mixtes.

Nous rappelons que l’utilisation de VTT à assistance électrique est formellement interdite.

7.2 Abandons

Un « Check point course » au départ et l’arrivée d’étape permet de signaler tout abandon avant un départ ou après une arrivée pour le lendemain = CHECK IN / CHECK OUT. En cas d’abandon durant une étape hors évacuation médicale, il est impératif de signaler dès que possible votre abandon par tel (le numéro vous sera communiqué) et aussi aux points ravitaillement :
Provisoire : vous ne serez pas classé sur l’étape du jour et vous partirez sur l’étape du lendemain avec une pénalité de 2h00 sur le dernier de l’étape
Définitif : Vous quittez la course et l’organisation n’est plus en charge de gérer vos effets personnels et votre retour à votre véhicule.

Il est formellement interdit de quitter la course sans avoir signalé ce fait à l’organisation. Le non-respect de ce point de règlement entraînera une facturation forfaitaire de 100€ par personne et l’organisation pourra engager des poursuites pour avoir engagé des recherches du fait de votre négligence. L’Etat peut aussi engager directement des poursuites à votre encontre.

D’autre part, le matériel de tracking et chronométrage devra être restitué.

7.3 Matériel obligatoire

Individuel :
– casque intégral (à porte tout au long de l’épreuve),

– genouillères
– couverture de survie,

– coupe-vent,

– minimum 2 bidons ou équivalent à 1,5L,

– nourriture,
– téléphone portable,
– nécessaire de réparation dont en particulier pâte de dérailleur.

Par équipe :
– TROUSSE DE SECOURS :
1 pansement américain
1 bande auto agrippante
5 compresses
1 Désinfectant
1 Collyre
1 Sparadrap
1 Antalgique laissé à l’appréciation du coureur et de son médecin traitant
1 Antihistaminique

– GPS

– dérive-chaine

Il vous sera précisé à chaque briefing si vous pouvez vous dispenser de certains matériels.
Tout concurrent devra également porter le matériel fourni par l’organisation : plaque VTT, bracelets, dispositif de chronométrage et live tracking.
Les concurrents sont semi-autonomes sur chaque étape. 1 à 3 ravitaillements liquide et solide sont prévus selon les étapes (hors prologue).

7.4 Pénalités

La progression en dehors de l’itinéraire obligatoire entraînera une pénalité immédiate. Une équipe de contrôleurs mobiles pourra disqualifier immédiatement les concurrents en infraction. La direction de course peut aussi recourir au « live tracker » pour vérifier votre passage à tous les points du parcours.

Autres pénalités : Cette liste n’est pas limitative et une pénalité peut être décidée par la direction de course.

Mise hors course 2 heure 1 heure 20mn 10mn
Assistance en dehors des zones définies par l’organisation Abandon sur une étape Non-respect des règles de sécurité dictées par l’organisation Par matériel manquant et par étape Par item manquant dans la trousse de secours
Changement de coéquipier Passage hors délai à une barrière horaire Abandon de détritus + amende Progression non groupée >1 min

7.5 Assistance

L’assistance extérieur (mécanique ou ravitaillement liquide et solide) est autorisée uniquement sur les zones définies par l’organisation. Le non-respect de cette règle entrainera la mise hors course de l’équipe concernée.

8. LOGISTIQUE

8.1 Bagages

Dans les mois précédant votre départ, vous recevrez une liste d’aide à la constitution de votre sac. Les bagages (formules pack bleu et noir) seront transférés par l’organisation d’un hébergement à l’autre et sont limités à 1 sac « bagages » de 25 kg par personne + 1 mini sac journée. En cas de dépassement de poids pour le sac « bagages », le concurrent en sera averti et devra payer un surplus de poids de 20€/kg/jour. Tout bagage doit obligatoirement être souple et doit être identifiable avec le numéro de dossard. Une étiquette sera distribuée avec votre dossard. Aucun matériel supplémentaire ne sera accepté pour le transport des bagages. Le mini-sac journée vous permettra de laisser quelques affaires sur la ligne de départ que vous retrouverez sur la ligne d’arrivée (par exemple une paire de tennis qui vous servira pour marcher de votre hébergement jusqu’au parc vélo, un coupe-vent, polaire etc…). Une étiquette permettant de l’identifier sera aussi apposée dessus lors du checking du premier jour.

8.2 Parc VTT 

L’organisation mettra à disposition un parc VTT à chaque étape qui sera clos et gardé par un service de sécurité. L’accès au parc est strictement réservé aux concurrents de la course. Seuls les concurrents munis du bracelet inviolable fourni par l’organisation et correspondant à la plaque de cadre, pourront pénétrer avec leurs VTT. Ils devront émarger en entrée et en sortie de parc.
L’organisation appliquera un strict respect de ces consignes.
La réparation ou entretien dans le parc VTT est strictement interdite.
Les concurrents qui préfèrent conserver leur vélo en dehors du parc et en particulier sur leur hébergement le feront sous leur propre responsabilité. Sachez cependant que tous les hébergements n’acceptent pas les vélos. Veuillez-vous renseigner avant.

8.3 Restauration


1 à 3 ravitaillements par jour seront disponibles selon la difficulté de l’étape. A l’arrivée, une collation salée et sucrée sera servie à chaque participant. Les ravitaillements sont adaptés à la pratique du VTT sur de longues étapes. Les repas du soir pris sur vos hébergements ou les restaurants partenaires répondront au cahier des charges de l’Alps Epic et devront correspondre aux besoins des coureurs VTT format Marathon sur plusieurs jours tout en privilégiant le goût, la cuisine maison et l’approvisionnement par des producteurs locaux. Ils seront adaptés aux demandes de régimes spéciaux dès lors que l’information sera parvenue à l’organisation à J-30. Les horaires de début et fin de service seront communiqués sur le document d’infos utiles avant départ.

8.4 Lavage, entretien et réparation vtt

Un espace lavage et entretien VTT sera assuré à chaque arrivée d’étape.
Une assistance mécanique sera assurée par un atelier partenaire. Les prestations mécaniques sont incluses dans le prix de base et les pièces éventuelles vous seront facturées.
Nous vous conseillons fortement de prévoir d’emporter les pièces non volumineuses (dérailleur, plaquette de frein…) spécifiques à votre VTT et en particulier les pattes de dérailleur.

8.5 Hébergement

Pour les inscrits au pack bleu, Les nuits sont prévues dans des chambres collectives Le détail des hébergements seront mentionnés dans un document annexé au contrat séjour définitif qui vous sera envoyé dans les prochains mois.

Pour les inscrits au pack noir, les nuits sont prévues dans des chambres de 2 pers pour votre équipe. Le détail des hébergements seront mentionnés dans un document qui vous serez envoyé dans les prochains mois.

8.6 Accompagnant

Nous entendons par accompagnant, toute personne qui accompagne un participant durant l ‘épreuve. Cette participation nécessite obligatoirement une inscription en formule « accompagnant ». Il devra porter en permanence le bracelet qui sera fourni dans le pack dossard du coureur. Ce bracelet donnera accès pour l’assistant à la zone de campement, tous les repas et aux ravitaillements.

L’accès au parc VTT sera formellement interdit aux accompagnants.
Tout accompagnant non inscrit ne pourra accéder aux prestations de l’épreuve. Aucune inscription sur place ne sera possible pour l’accès au campement Alps Epic. Il peut néanmoins accéder aux zones d’assistance pour les coureurs. 

8.7 Sécurité

L’organisation dispose d’un dispositif de secours validé par la préfecture. Il se compose de médecins et secouristes mobiles en course et sur les villages étapes. En cas de problème il est impératif de prévenir au plus vite l’organisation via le numéro de téléphone qui vous sera communiqué, ou de vous rapprocher d’une personne du staff qui dispose une radio, ou de composer directement le 112 à partir de votre mobile, lorsque l’urgence l’impose.
Sur avis médical, l’organisation se réserve le droit de mettre hors-course et de faire évacuer du parcours toute personne qu’elle juge inapte à continuer l’épreuve. Tout participant faisant appel à un médecin ou secouriste se soumet de fait à son autorité et s’engage à accepter pleinement ses décisions. En cas de nécessité, et dans l’intérêt de la personne secourue, il est fait appel aux équipes de secours qui, dès lors, prennent la direction des opérations et mettent en œuvre tous les moyens appropriés, y compris héliportés.

Toute personne ayant subi une intervention médicale ou chirurgicale durant le mois précédant le départ devra en informer l’organisation par courrier. En l’absence de cette déclaration, l’organisation ne pourra être tenue responsable en cas d’incident majeur.

L’organisation complétera les consignes énoncées ci-dessus par des consignes orales et écrites sur les téléphones portables des concurrents au moment de l’épreuve.

9. POLITIQUE D’ANNULATION ET DE REMBOURSEMENT

9.1 Annulation du fait du participant

La politique d’annulation est stricte. Alps Epic Events SAS souscrit une assurance annulation auprès d’Europe Assistance (consulter les conditions ici). Les conditions de demande de remboursement sont celles prévu par Europ Assistance. Nous encourageons pleinement toutes les personnes à souscrire à cette assurance annulation au moment de l’inscription. Les demandes de remboursement s’effectueront directement auprès d’Europ Assistance. Cette assurance annulation n’est possible que pour les personnes qui ont souscris à l’assurance annulation et résidant dans un des pays cité dans la liste suivante : Allemagne, Andorre, Autriche, Belgique, Danemark, Espagne, Finlande, France métropolitaine, Gibraltar, Grèce, Irlande, Italie et ses îles, Liechtenstein, Luxembourg, Norvège, Pays-Bas, Portugal, Principauté de Monaco, Royaume-Uni, Saint-Marin, Suède et Suisse. La demande de remboursement peut s’effectuer jusqu’à 48h avant le départ.

Pour les personnes n’ayant pas souscris à l’assurance annulation ou ne résident pas dans l’un des pays mentionnés ci-dessus, nous vous recommandons de souscrire une assurance de votre côté, car aucune demande de remboursement ne sera acceptée quel que soit la date.

Le participant ne peut en aucun cas revendre ou céder à titre gracieux à un tiers son dossard. Toute inscription est ferme et définitive et implique l’acceptation intégrale du règlement. Vous bénéficiez toutefois de 14 jours de délai de rétractation (loi hamon du 17 mars 2014) pour annuler votre inscription et être remboursé intégralement.

9.2 Annulation du fait de l’organisateur

L’organisation remboursera l’intégralité du montant de l’inscription si la course devait être annulée de son fait (arrêté préfectoral non obtenu, refus d’autorisation de passage ou tout autre motif lié à la bonne marche de l’organisation…) Les concurrents ne seront pas remboursés si l’annulation de l’épreuve est motivée par une cause extérieure exceptionnelle et non prévisible (alerte météo rouge ou foudre et intempéries exceptionnelles…)

9.3 Changement de coéquipier

Il est possible de changer de coéquipier à tout moment avant le départ de l’épreuve. Cependant, des frais seront appliqués. Ceux-ci s’élèvent à 10% des frais d’inscriptions du participant (qui correspondent à des frais d’annulation qui entraînent 

des frais de gestion administratif et de frais pour les réservations d’hébergements). Une facture vous précisant les modalités pour le paiement de ces frais vous sera alors adressée.

9.4 Report de l’Alps Epic et crise du Covid-19

En raison de la crise du Covid-19, l’Alps Epic a été déplacé du 21 au 26 août 2020. Il a été proposé aux participants déjà inscrits, soit de venir à cette date, soit de reporter leur inscription dans les mêmes conditions en 2021.

Pour les nouveaux participants, s’inscrivant après le 1er mai, il est proposé de souscrire une option qui garantit le remboursement si l’épreuve ne pouvait au final pas avoir lieu en août pour une cause lié au Covid-19 (voir page présentant la garantie sur le site internet).

10.DROIT A L’IMAGE

En participant à l’épreuve les concurrents autorisent l’organisateur et ses ayants droits à utiliser et reproduire son nom, son image et sa voix dans le cadre de la course, en vue d’une exploitation sur des supports de communication et promotion online et offline. Et ce dans le monde entier et par tous les moyens connus à ce jour.
Conformément à la loi informatique et liberté du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux données personnelles vous concernant. Par notre intermédiaire, vous pouvez être amené à recevoir des propositions d’autres sociétés ou associations. Si vous ne le souhaitez pas, il suffit de nous écrire en nous indiquant vos noms, prénoms, adresses. L’inscription à la course implique obligatoirement pour le concurrent de recevoir les lettres d’informations électroniques concernant des éléments et contenus liés à la course pour laquelle il est inscrit.

Conformément aux nouvelles dispositions relatives au respect de la vie privée, les personnes ne souhaitant pas apparaître sur les résultats officiels ou sur les listes d’inscrits doivent nous en informer par écrit.

11.LITIGES ET RECLAMATIONS :

Toute demande peut être adressée par mail à alpsepic@gmail.com ou par voie postale à Alps Epic Event, 6 impasse du Barris 05200 les Orres.
Durant l’épreuve le référent est le directeur de course. 

Toute réclamation parvenue 1 mois après la date de fin de l’épreuve sera considérée comme nulle et non avenue. En cochant la case du formulaire d’inscription vous signé et accepté automatiquement le règlement de l’épreuve.

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